Sisällysluettelo:
Kun työntekijä matkustaa liiketoimintaan, hänellä on luultavasti vähennyskelpoisia kuluja. Jotta kirjanpito olisi yksinkertaista, sisäisen tulopalvelun avulla työnantajat voivat maksaa ja vähentää päivärahat; pomo tarvitsee vain seurata tavanomaisia päivittäisiä ruoan, majoitus- ja muiden kustannusten hintoja, eikä pyydä työntekijöitä ottamaan tuloja todellisista kustannuksista. Jos työnantaja ei korvaa työntekijää, työntekijä voi vähentää tosiasialliset kulut tai tavalliset päiväkorot.
Korvaukset ja tulot
IRS: n mielestä työntekijä, joka saa päivärahaa liikematkoille, saa korvauksen työnantajalta. Jokainen päiväraha, joka ylittää työntekijän ilmoittamat kulut, on tuloa ja raportoidaan työntekijän W-2-lomakkeessa. Jos työntekijän palkat sisältävät liiketoiminnan matkakulut, korvauksia ei ole, työntekijän tekemiä vähennyksiä ei ole, eikä IRS: lle ole ilmoitettu muita tuloja.
Korkeat alhaiset hinnat
Päivittäiset korvaukset määrittää IRS. Työntekijän, joka kattaa nämä korvaukset, ei tarvitse seurata yksittäisiä kuluja, vaikka hänen on dokumentoitava matkan aika, paikka ja tarkoitus. Työnantajat voivat myös käyttää korkeita alhaisia hintoja, jotka aiheuttavat korkeampia kuluja tietyillä alueilla, kuten Alaskassa tai Havaijilla. Jos korkeat alhaiset hinnat käytetään yhden työntekijän matkalle, niitä on käytettävä uudelleen kaikkien muiden työntekijöiden matkojen aikana verovuoden aikana. Jotkut korkeatasoiset hinnat ovat kausiluonteisia, mikä tarkoittaa, että niitä sovelletaan vain vuoden aikana "sesonkiaikana" tietyissä paikoissa: esimerkiksi Sedona, Arizona, maaliskuussa ja huhtikuussa, tai Miami aikana kiireisen matkailukauden aikana tammikuusta maaliskuuhun.
Työntekijöiden vähennykset
Työntekijöille IRS asettaa vakiomaksut tietyille liikekuluihin. Aterioiden osalta tavallinen päiväraha vaihtelee matkakohteen mukaan. Normaali mittarilukema kattaa myös ajoneuvon liiketoiminnan käytön, jonka avulla työntekijät voivat välttää kaasun, vakuutuksen, pysäköinnin, tietullien ja kaikkien muiden autoon tai kuorma-autoon liittyvien tapahtumien seurannan. Työntekijät erittelevät ja vaativat näitä vakiomuotoisia ja todellisia kuluja lomakkeella 2106. Kokonaissumma näkyy luettelossa A, jossa luetellaan yksittäiset palautukset. Vain määrä, joka ylittää 2 prosenttia oikaistuista bruttotuloista, on vähennyskelpoinen.
Verovuoden hinnat
Varainhoitovuonna 2015, 1. lokakuuta 2014 alkaen, työnantajan päivärahat olivat 172 dollaria majoituksen ja aterioiden osalta; korkean kustannustason alueiden päivittäinen päivä oli 259 dollaria. Näihin korvauksiin ei sovelleta tuloveron lähdeveroa tai palkanlisäveroa, eikä niitä ilmoiteta W-2: ssa. Itsenäisten ammatinharjoittajien henkilökohtaiset päiväkorvaukset eivät ole käytettävissä, mutta he voivat käyttää yhden standardin mukaisen aterian ja toisen satunnaisiin kuluihin päivinä, jolloin he eivät käytä ateriatukea. He ilmoittavat nämä ja mahdolliset todelliset kulut vähennyksinä luettelossa C. Samat säännöt koskevat kaikkia, joilla on merkittävä omistusosuus yhtiöstä, jonka IRS määrittelee 10 prosenttia tai enemmän.