Sisällysluettelo:
Asiakirjojen järjestäminen ei pelkästään säilytä tärkeitä tiedostojasi vaan suojaa niitä myös, jos ne tallennetaan oikein. Kukaan ei tykkää sekoittamisen tunteesta asiakirjojen kautta, heittää paperia ympäriinsä, koska et voi löytää tätä tärkeää pankkilaskua. Kun järjestät ja tiedostot asiakirjat, tärkeiden tiedostojen löytäminen on nopeaa ja helppoa.
vaihe
Laske tarvitsemasi tiedostojen kansiot, sideaineet ja välilehdet. Tämä riippuu siitä, kuinka monta eri arkistointiluokkaa sinulla on. On parasta ostaa näitä tarvikkeita, kun olet luonut arkistokategoriat, jotta tiedät tarkalleen, kuinka monta kansiota tarvitset.
vaihe
Määritä lattiatila tai suuri pöytä, jotta kaikki asiakirjat ovat paalutettuja. Asiakirjojen järjestäminen on prosessi, ja siksi haluat määrittää alueen, jossa voit tehdä lajiteltujen asiakirjojen paalut ja jättää ne lajitelluksi, jos et lopeta heti. Riippuen asiakirjojen määrästä, tämä voi viedä sinut koko viikonlopun tai vielä paremmin, viettää vähintään 10–30 minuuttia päivässä asiakirjojen järjestämiseen ja tiedostojen tallentamiseen.
vaihe
Järjestä asiakirjat paaluiksi, jotka on jaettu nimiluokkiin. Esimerkiksi vesilaskut yhdessä kasassa ja pankkilaskelmat toisessa (erilliset paaluet kullekin pankille).
vaihe
Luo luettelo eri nimetyistä luokista (yritykset tai asiakirjojen nimet), kun olet asettanut kaikki asiakirjat erillisiin paaluihin. Esimerkiksi: Bank of America, Water Bill, Autolainat, Valtion maatila- vakuutus, AAA, Opintolainat jne. Alphabetize list. Jos kaikki asiakirjat tallennetaan arkistokaappiin aakkosjärjestyksessä, asiakirjojen löytäminen on helpompaa.
vaihe
Kirjoita jokaisen luokkasi nimet tiedostokansion välilehdelle tai erilliselle paperille, jossa on välilehdet, jotka on erotettu ja aseta sitten roikkuvan tiedoston kansioon.
vaihe
Laita kaikki kansiosi arkistokaappiin aakkosjärjestykseen. Aloita asiakirjan paaluttaminen. Kun tiedostoja asetetaan asianmukaisiin kansioihin, järjestä asiakirjat aikajärjestyksessä uusimpien kanssa. Tarkista valtion ja liittovaltion lakien mukaan, kuinka kauan sinun pitää säilyttää tiettyjä tärkeitä asiakirjoja. Jotkin asiakirjat, kuten IRA-maksut, on säilytettävä pysyvästi.
vaihe
Pidä varmuuskopioita tärkeistä asiakirjoista - tai jos haluat vain saada vuoden asiakirjat käsiksi (esimerkiksi verotusta varten) - tekemällä sidontatiedostoja kopioimaan asiakirjojasi. erilliset asiakirjat, kuten pankkiasiakirjat, laskut ja investoinnit. Älä unohda merkitä välilehtiäsi niin, että kaikki sideaineessa on helposti saatavilla. Laita luettelo välilehtien luokista sidontalaitteen etupuolelle. Voit myös skannata kaikki tärkeät asiakirjat ja pitää elektroniset kopiot varmuuskopiona.