Sisällysluettelo:
- Käytä Business Letter -muotoa
- Pidä kiinni tosiseikoista
- Toimita tarvittavat tiedot
- Lisää tukiasiakirjat
Osto- tai palvelusopimuksen peruuttaminen, merkintä tai kirjallinen jäsenyys ei ole pelkästään viisas, vaan myös mahdollisesti vaativa. Sinun on esimerkiksi lähetettävä kirjallinen peruutuskirje liittovaltion kauppavaliokunnan jäädyttämissääntöön kuuluvasta sopimuksesta. Olipa pakollinen tai valinnainen, hyvin kirjoitettu liikekirje selventää aikeitasi ja suojaa laillisia oikeuksiasi.
Käytä Business Letter -muotoa
Järjestä kirje niin kuin mitä tahansa kirjeenvaihtoa. Sisällytä osoitteenne, päivämäärän, referenssilinjan ja vastaanottajan osoitteen tervehdyksen yläpuolelle. Vältä sellaisen yleisen tervehdyksen käyttämistä, kuten "Mihin se voi huolehtia". Jos sinulla ei ole nimeä, soita joko yrityksen tai viittaamalla osastoon tervehdyksellä, kuten "Hyvä asiakassuhdepäällikkö". Huomaa kirjaimessasi, että lisäät tukiasiakirjoja lisäämällä kotelon rivin juuri sen sulkemisen alapuolelle, jossa luet jokaisen lähettämiesi asiakirjojen nimen kirjaimella. Käytä oikeinkirjoituksen tarkistusohjelmaa ja tarkista kirje huolellisesti, jotta se on tarkka ja virheetön.
Pidä kiinni tosiseikoista
Ole kohtelias mutta vakaa, kun teet peruutuspyynnön. Vaikka voitte antaa syyn, FTC: n mukaan tämä ei ole koskaan peruuntumisen vaatimus. Jos annat syyn, älä arvostele tai loukkaa yritystä. Sen sijaan hyväksy objektiivinen ja ammattimainen sävy ja pidä kiinni tosiseikoista. Sisällytä toimia, jotka oletat, että yritys ottaa vastaan kirjeen vastaanottamisen jälkeen, kuten automaattisen kuukausipankin tai luottomaksujen lopettaminen. Tee esimerkiksi pyyntö, kuten "Tämä kirje on ilmoittaa sinulle, että peruutan sopimuksensa 20.1.2015. Odotan, että et maksa lisämaksuja luottokortiltani."
Toimita tarvittavat tiedot
Sisällytä kaikki tiedot, kuten tili tai tiedostonumero, jonka yritys voi joutua tunnistamaan sinut tai tilisi. Liitä täyden maksun tarkistus, jos sinulla on jäljellä oleva saldo. Jos peruutus johtaa palautukseen, ilmoittakaa, että odotat hyvitystä tietyn ajan kuluessa ja määrittelet summan. Muussa tapauksessa sisällyttäkää lausunto, kuten "Odotan täyden hyvityksen 30 päivän kuluessa". Varmista, että pyydät myös kirjallista peruutuksen vahvistusta palautuspostilla.
Lisää tukiasiakirjat
Suojaa laillisia oikeuksiasi tukevilla asiakirjoilla, jotka vahvistavat ostoksen ja oikeuden peruuttaa. Esimerkiksi sisällyttäkää jäljennös sopimuksesta, jossa korostat oikeuden peruuttaa, sekä kuitin tai kopion käteisvaroista. Lopullisena suojana FTC suosittelee, että lähetetään peruutuskirje sertifioidulla postilla, jossa on palautuskuitti.