Sisällysluettelo:
Kokouksen esityslistan tarkoituksena on varmistaa, että osallistujilla on käsitys siitä, mihin keskustelu on. Se tarjoaa myös aikakehyksen, jotta kaikki osallistujat tietävät, milloin kokous kokoaa. Luo oikea kokouspäivämalli oikeaan muotoon, jotta sinun tarvitsee vain päivittää se jokaiselle istunnolle.
Luettelomuoto
Kun kirjoitat kokousohjelmaa, sinun on alustettava se numeerisessa ja aakkosjärjestyksessä tapahtumien järjestyksessä. Normaalimuodossa on sivun yläreunassa sana "Agenda". Kirjoita "Esityslistan" alla yrityksen nimi, kokouksen päivämäärä ja kellonaika. Jokainen asialistan tärkein kohta on numeroitu tai roomalainen numero seuraavasti: "I. Johdanto, II. Kirjeenvaihto." Lisää jokaiseen pääluokkaan tarkemmat kuvaukset ennen kirjainta aakkosjärjestyksessä. Tässä on esimerkki: "a. Yleistä, b. Uusien jäsenten käyttöönotto." Jatka tätä järjestystä kaikkien esityslistan kohtien ja kuvausten osalta.
ääriviivat
Kokouksen esityslista on ensinnäkin johdanto, jota seuraa edellisen kokouksen pöytäkirja (johdanto-osan kappale ja hyväksyntä), raportit, uudet liiketoiminnat, keskusteluaiheet (tärkeysjärjestyksessä) ja sulkeminen. Tämä on esityslistan perusohje - tietysti voit lisätä omia kohteita haluamassasi järjestyksessä.
Ajan estimaatit
Sinun tulisi myös sisällyttää jokaisen esityslistan kohteen arvioidut ajat. Käytä aikalohkoja minuutteina tai tunteina käyttämällä realistisia arvioita. Kokouksen kansanedustaja (yleensä sihteeri tai johtaja) voi sitten käyttää näitä ohjeita pitääkseen kokouksen tiellä. Voit esimerkiksi lisätä "3 minuuttia" käyttöönottolinjan vieressä ja "15 minuuttia" jokaisen kohteen alla keskustelua varten.
vastuut
Kokousajan arvioiden lisäksi siihen sisältyy myös sen henkilön nimi, joka vastaa kunkin keskustelun johtamisesta. Jos sinä tai johtaja on ainoa henkilö, joka aikoo järjestää kokouksen, se on tarpeetonta. Mutta jos jokaiselle esityslistan tehtävälle on nimitetty erilaisia tiimin jäseniä, lisää nimet. Jos esimerkiksi sihteeri antaa pöytäkirjan, lisää hänen nimensä luettelon kohteen vieressä.