Sisällysluettelo:
Kun et saa palvelua, jota haluat tai odottaa yritykseltä, saatat joutua toimittamaan asiakaspalveluvalituksen. Joskus tämä on ainoa tapa ratkaista ongelma. Jos olet puhunut yrityksen edustajille, kassaajille, kirjeenvaihtajille ja esimiehille turhaan, virallisen valituksen tekeminen voi saada ongelman korjattavaksi nopeasti. Kun olet valmis tekemään valituksen, saatat joutua keräämään joitakin tietoja ja noudattamaan oikeat vaiheet ja menettelyt. Eri yrityksillä on erilaisia menettelyjä valitusten jättämiselle.
vaihe
Soita yritykselle, jolle olet tehnyt valituksen, ja pyydä heitä toimittamaan asiakaspalvelupyynnön esittämismenettely. Jotkin yritykset antavat mahdollisuuden tehdä valituksen verkossa, ja muut yritykset haluavat, että esitätte valituksen kirjallisesti. Noudata niiden ohjeita kirjeeseen. Jos asiakaspalveluvalitus on kirjoitettava, saat oikean osoitteen osastolle, johon sen pitäisi mennä. Selvitä, pitäisikö kirjeenne lähettää kenelle tahansa nimenomaan tai vain osastolle.
vaihe
Kerää kaikki tiedot. Saatat tarvita henkilön nimen, jolle puhuit, jos hän oli syynä kanteluun. Hanki kaikkien puhujienne nimet, mukaan lukien esimiehet. Kirjoita osaston nimi ja osaston puhelinnumero. Jos tiedät päivämäärät ja kellonajat, joissa puhuitte henkilöiden kanssa, lisää ne dokumenttiin. Joskus voit viettää useita päiviä keskustelemalla eri ihmisten kanssa, jotka yrittävät saada palvelupuhelun. Kirjoita muistiin kaikki muut tiedot, joita voit ajatella asiakaspalveluun liittyvän valituksen suhteen.
vaihe
Kirjoita kirje. Kun kirjoitat kirjettä, varmista, että et jätä mitään tietoja. Kirjoita muistiin, missä järjestyksessä asiat ilmenivät, ja järjestyksestä, jonka puhuitte tietyille henkilöille. Sinun on myös selitettävä yksityiskohtaisesti, mitä valitus koskee. Anna mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Lisää ongelman ratkaisemiseksi tarvittavat vaiheet. Selitä, miksi yrityksen olisi toteutettava tarvittavat toimenpiteet tilanteen korjaamiseksi. Anna yrityksen tietää, että odotatte kuulevansa heiltä lähitulevaisuudessa.
vaihe
Lähetä kirje. Sisällytä kirjeenne kanssa valokopiot kaikista asiakirjoista, jotka auttavat tapaustasi. Säilytä kirjeen kopio tietueistasi. Yrityksen pitäisi saada takaisin mukanasi kohtuullinen määrä aikaa. Anna heille 10–15 päivää vastata. Saatat haluta lähettää kopion kirjeestänne kaikille, joille olet puhunut, tai ainakin valvojan asianomaisessa osastossa.
vaihe
Seuraa asianmukaista virastoa. Jos huomaat, että et pysty ratkaisemaan ongelmaa, saatat joutua ottamaan yhteyttä Federal Trade Commissioniin (FTC), Better Business Bureauiin, luottoilmoitusvirastoon tai jopa syyttäjänvirastoon. Heillä on myös omat menettelyt valitusten rekisteröimiseksi.