Sisällysluettelo:
Jos sinulla on työpaikka, joka vaatii matkustamista, olipa se sitten oman kaupungin tai valtion sisällä tai jos se on poissa valtiosta tai maasta, yrityksesi valitsee vastuuvelvollisuutensa ja korvauksen näistä kustannuksista. Jotkut yritykset korvaavat todelliset kulut, kun taas toiset antavat sinulle matkustuspalkkion. Jos saat matkustuspalkkion, henkilökohtainen verovelvollisuutesi riippuu siitä, onko työnantajallasi vastuussa oleva tai vastuuton suunnitelma. Tosiasiallisten kulujen korvaaminen ei ole verovelvollinen.
Matkan korvausmenetelmät
Jos sinun täytyy matkustaa ja tämä matka pidetään työhön liittyvänä, yrityksesi voi käsitellä useita tapoja korvata nämä kulut. Voit saada matka-apurahan ennen matkaa, maksaa kulut ja saada korvauksen tai voit saada matkustuspalkkion, joka edellyttää sinun dokumentoimaan kulut ja palauttamaan apurahan käyttämättömän osan työnantajalle. Yrityksesi voi valita näiden varojen toimittamisen vastuullisen suunnitelman tai vastuuttoman suunnitelman mukaisesti, tai ne voivat laskea osan kuluista päiväkohtaisella hinnalla.
Vastuullinen suunnitelma
Jos työnantajasi käyttää vastuullista suunnitelmaa, matkakorvauksen yhteydessä tekemäsi liiketoiminnan kulut eivät ole verotettavia tuloina eivätkä ne ole FICA-verojen alaisia. Vastuullisen suunnitelman on täytettävä tietyt IRS-vaatimukset. Kustannusten on oltava liiketoimintaan liittyviä, ja muutoin ne olisivat vähennyskelpoisia yrityksesi kustannuksella. Työnantajan on vaadittava, että kirjaat kustannukset ilmoittamalla kustannuksen päivämäärän, ajan, paikan, määrän ja liiketoiminnan tarkoituksen kohtuullisessa ajassa - tyypillisesti 60 päivän kuluessa.
Kaikki kulut edellyttävät kuitit, elleivät ne palauteta päivä- suunnitelmasta - esimerkiksi mittarilukuihin. Matka-apurahan ylimääräiset varat, joita ei tarvittu matkallesi, on palautettava yhtiölle kohtuullisessa ajassa. Palautetut rahat ovat täysin verollisia.
Ei-kirjanpidollinen suunnitelma
Laskennallinen suunnitelma ei edellytä työntekijän kirjanpitoa kaikista matkustuspalkkion avulla aiheutuneista kuluista. Tämäntyyppisen suunnitelman mukaan voit viettää matkustuspalkkionne millä tahansa valitsemallasi tavalla ilman asiakirjoja tai selityksiä, eikä sinun tarvitse palauttaa matkustuspalkkion käyttämätöntä osuutta työnantajalle. Tämäntyyppisen suunnitelman mukaan matkustuspalkkionne määrä sisältyy W-2-lomakkeen verotettavaan tuloon ja siihen sovelletaan myös FICA-veroja - Medicare ja Social Security.
Diem-kulut
IRS: llä on menettelyt, joilla työntekijöille maksetaan kiinteä korko matkakuluista, kuten ateriat, majoitus ja mittarilukema. Esimerkiksi vuonna 2011 IRS-mittarilukema oli 51 senttiä kilometriä kohti. Tätä korkoa säädetään kaasun hintojen vaihtelun perusteella. Tämän suunnitelman mukaan sinulle maksetaan korvaukset IRS: n asettamilla tavanomaisilla hinnoilla, joiden osalta sinun on annettava matkasi liiketoiminnallinen syy ja matkasi kilometrien määrä.
Jos kulut korvataan pelkästään päivärahan perusteella, sitä pidetään vastuullisena kustannuksena eikä sitä veroteta. Jos kuitenkin ylität päivä- ja korvausvaatimukset, ylitys on täysin verovelvollinen. Muista matkustuspalkkionne katetuista kuluista, joista ei ole päiväkorvausta, jos sinun täytyy ottaa se huomioon, se ei ole verovelvollinen, mutta jos matkustuspalkkio kattaa sen ja et ole velvollinen maksamaan sitä tai palauttamaan sitä liikaa, nämä määrät verotetaan ja lisätään tuloihin.