Kuinka pitkä asiakirjojen säilyttäminen

Mietitkö, kuinka kauan asiakirjojen säilyttäminen on? Määritä ensin, mitä asiakirja on. Esimerkiksi jos asiakirja sisältää raha-informaatiota, kuten palkkio-osuuksia tai lainailmoituksia, ne luokitettaisiin rahoitusasiakirjoihin. Useimmat rahoitusasiakirjat tallennetaan vuoteen ja niitä pidetään useiden vuosien ajan myöhempää tilintarkastusta varten. Muita luokkia ovat tunnistaminen, sopimus, koulutus ja henkilökohtainen.

Tiedostokansiot voivat olla hyödyllisiä tärkeiden asiakirjojen tallentamisessa.

Taloudelliset asiakirjat

Säilytä tulot ja kulut, laskut ja muut taloudelliset asiakirjat, kuten kuukausittaiset pankkitiedotukset, enintään vuoden ajan. Kun arkistointi tehdään kirjanpitoon verotusta varten, sinun tulee säilyttää liiketoiminta- ja henkilökohtaiset taloudelliset asiakirjat, kuten kuitit, enintään 10 vuoden ajan, jos saat tilintarkastuksen.

Indentification Documents

Tunnistusasiakirja on todiste henkilön iästä ja synnytyksestä, kuten syntymätodistus tai ajokortti. Nämä asiakirjat olisi säilytettävä elinaikana suhteellisen kädessä oikeudellisten viranomaisten pyynnöstä. Valtion myöntämä ei-kuljettajan lisenssi on myös dokumentoitu tunnistus, joka on uusittava päättyessä, kuten kuljettajan lisenssi.

Sopimusasiakirjat

Sopimusasiakirjat ovat yksittäisen henkilön ja kolmannen osapuolen välisiä kirjallisia sopimuksia tavaroiden tai palvelujen vaihdosta tai myynnistä. Nämä tavarat tai palvelut voivat olla talo tai auto, joka sisältäisi kaikki vuokrasopimukset tai omaisuusasiakirjat tai takuita ostetusta omaisuudesta. Sopimusasiakirjalla on joka tapauksessa asiakirjan eräpäivämäärä tai päättymispäivä, joka voi olla myös nimetty päivämäärä asiakirjan hylkäämiseksi.

Oppimateriaalit

Luokiteltujen tutkimuspaperien ja niiden kaltaisten tallentaminen shoeboxiin tai kokoontaitettavaan kansioon voi olla hyödyllistä myöhempää käyttöä varten opetusasiakirjojen arkistoinnissa lukukautta kohti. Lukukauden arkistoidussa työssä opiskelija voi tarkistaa aikaisemman työnsä keskipitkällä tai lopullisella, ja riitauttaa lopulliset arvosanat tarvittaessa.

Muita opetusasiakirjoja, kuten velkakirjoja tai opintolainaa koskevia lausuntoja, yritä arkistoida nämä asiakirjat rahoitusluokkaan. Tämä auttaa sinua pysymään taloudellisissa velvoitteissa.

Henkilökohtaiset tiedot

Henkilökohtaiset tiedot ovat asiakirjoja, kuten avioliiton todistus, korkeakoulututkinto ja lääketieteelliset tiedot, jotka ovat arkaluonteisia kappaleita, jotka ovat merkittäviä. Nämä kohteet tulee aina säilyttää turvallisessa paikassa tai laittaa pois, koska näitä kohteita ei yleensä esitetä julkisesti. Todistus tai tutkinto voidaan rajata ja asentaa sen säilyttämiseksi ja näyttää yksityisesti kotona tai toimistossa.