Sisällysluettelo:
- Työntekijöiden liiketoiminnan kulut
- Vastuullinen ja tilivelvollinen suunnitelma
- Tarkastusten myöntäminen vastuullisen suunnitelman mukaisesti
- Palkkojen käsittely ei-kirjanpidollisia suunnitelmia varten
Internal Revenue Service antaa työnantajille mahdollisuuden korvata työntekijöille työstä aiheutuneet kulut. Vastuullisen suunnitelman mukaan nämä kustannusten korvaukset ovat verovapaita työntekijälle. Jos se ei ole vastuussa suunnitelmasta, maksut katsotaan palkoiksi. Jos korvaukset suoritetaan palkkasumman kautta, tämä tarkoittaa sitä, että he ovat osa sopimattomia suunnitelmia, ja työntekijä maksaa veroja takaisinmaksusta.
Työntekijöiden liiketoiminnan kulut
Yhtiön edustajina työntekijöillä on tapana aiheuttaa liiketoiminnan kustannuksia työskennellessään. Ajaminen tapaamaan asiakasta, joidenkin toimistotarvikkeiden ottaminen tai asiakkaan ottaminen lounaalle ovat kaikki liiketoiminnan kustannukset, jotka työnantaja voi korvata. Kustannusten dokumentoimiseksi ja perustelemiseksi työntekijöiden olisi tallennettava kuitit kopioista liiketoiminnan oston yhteydessä. IRS antaa työnantajille mahdollisuuden korvata työntekijöille autokuljetukset kilometrin verran, joten työntekijät voivat pitää yksityiskohtaisen kirjaa työmatkoista kuin säästää kaasutuloja.
Vastuullinen ja tilivelvollinen suunnitelma
Kun työnantajat korvaavat työntekijöille työkustannukset, he tekevät sen joko vastuullisen suunnitelman tai vastuullisen suunnitelman mukaisesti. Vastuullinen suunnitelma on sellainen, jossa työntekijä dokumentoi kustannukset ajoissa ja palauttaa ylimääräiset korvaukset. Työnantaja varmistaa, että kustannuksella oli liikenneyhteys, ja säilyttää asiakirjan kopion. Vastuullisen suunnitelman mukaan kustannusten korvaaminen ei ole tuloja. Sen sijaan se on verovapaa korvaus työntekijälle.
Tarkastusten myöntäminen vastuullisen suunnitelman mukaisesti
Jos sinulla on vastuussa oleva suunnitelma, kustannusten korvaamista ei pitäisi käsitellä palkkasummalla. Pyydä sen sijaan, että työntekijät keräävät määräajoin kustannusasiakirjat ja antavat sitten kustannuspalautuksen tarkastuksen. Nämä maksut kirjataan yrityksen kuluiksi. Jos esimerkiksi leikkaat työntekijän kilometrikorvauksen tarkistuksen 50 dollaria, 50 dollaria tulee kirjata mittarilukukustannukseksi. Yrityksesi pystyy kirjaamaan nämä kulut liiketoimintoveroilmoituksestaan, joten säilytä kuljetusmuotojen ja kuittien kopiot kustannusten perustelemiseksi.
Palkkojen käsittely ei-kirjanpidollisia suunnitelmia varten
Jos työnantaja ei noudata vastuullisen suunnitelman sääntöjä, se toimii epävirallisella suunnitelmalla. Joskus työnantaja toteuttaa määrätietoisesti suunnitelman kirjanpidon minimoimiseksi. Esimerkiksi yritys voi halutessaan antaa työntekijöille 500 dollaria kattamaan elintarvike- ja mittarilaskukustannukset vuosittaisessa yrityskoulutuksessa eikä vaadi tuloja. Tällöin kustannusten korvaamista pidetään palkoina, ja työntekijät maksavat niistä veroja.
Koska niitä pidetään palkoina, kustannusten korvaaminen ei-kirjanpidollisen suunnitelman mukaisesti olisi käsiteltävä palkkasumman avulla. Näin työnantaja voi pidättää liittovaltion, valtion ja palkanmaksut. Kuluvan vuoden lopussa kulukorvaukset ilmoitetaan palkkana työntekijän lomakkeessa W-2.